效率、效率、然後還是效率

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這個學期修了一堂管理學院的課,因此每一個星期都要和組員們在課堂以外,約一個時段相聚,一起針對這個星期課堂指定的主題進行討論,然後把發想的結果逐步整理,最後變成一份流暢且完整的簡報。

星期三美好的午後時光是我們相聚的時刻,每一次的團體發想對我來說是非常有意義的,大家在各自的時間裡搜尋、閱讀與整理資料,在討論的過程中互相發表自己的看法。

除了能讓其他團員了解自己的想法,也能透過夥伴的意見回饋讓自己的觀點變得更完整,而聆聽別人的思想,同時也能讓自己有更多思考的角度,不論是腦力激盪的靈活程度或是整個人的視野,都能有非常大的突破。

 

也因為我們僅僅用一次的會議,就要達到每個星期分配的討論進度並且做出簡報,大家會事先準備,並在交流的時候往往格外地專注,讓整體開會的效率變得非常高,通常能夠在3個小時內的發想就把所有的想法整理歸納,做出令所有人滿意的結論。

在短短的幾個鐘頭裡,透過效率,能夠事半功倍完成任務,也有時間讓團隊交流,增進組員間的友誼。

 

但是可能也有人會認為訂了很長的會議時間和次數,大家可以到時候再重新開始思考,想出結論。但其實這樣是非常沒有效率的,好的會議是需要準備的,沒有準備,開會現場只能你看看我我看看你,根本沒有頭緒,又怎麼會想出好的決定呢?

最後只是白白浪費大家的時間,卻沒有生產力而已,更慘的是,開會消耗的那幾個鐘頭,生產力趨近於零,不僅是會議沒有好的結果,該做的工作也延遲了幾個小時。

 

比起時間長度,效率重要多了,真正有準備的人,早就完成會議去處理手邊的事情,所以說效率才是最重要的,有了效率,才能用最短的時間把事情做到最好,更能夠空下許多時間,去做自己想做的事情。

讓我們一起朝著用最短的時間,把所有事情做到最好的目標前進吧!

 

(Photo via Baby Ru)

Posted on 2012/10/05 in 作者專欄

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